Rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation mit qualifizierter elektronischer Signatur
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronsicher Übermittlung entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein oder per De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes übersandt werden. Diese beiden Formen ersetzen die gesetzlich angeordnete Schriftform (= Unterschrift in der Papierform).
Die Kommunen in Nordrhein-Westfalen sind verpflichtet, einen Zugang für die Übermittlung von Dokumenten auf elektronischem Weg nach den Vorschriften des § 3 a Absatz 1 des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW zu eröffnen. Dabei ist ein Verschlüsselungsverfahren anzubieten.
Der Kreis Olpe ist über die E-Mail-Adresse post@kreis-olpe.de entsprechend erreichbar.
Möchten Sie Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt verfügbaren Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können derzeitig verarbeitet werden:
- Adobe Acrobat (.pdf),
- Rich Text Format (.rtf),
- Microsoft Word (.doc und .docx),
- Microsoft EXCEL (.xls und .xlsx),
- Microsoft Powerpoint (.ppt, .pptx, .pps, .ppsx),
- Text (.txt),
- Bilddateien (.jpg, .tif, .bmp),
- Komprimierte Dateien (.zip),
jeweils ohne Makros.
Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die E-Mail gegebenenfalls nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste bei Bedarf aktualisiert wird.
Wie funktioniert das?
Leider ist die verschlüsselte Mailkommunikation nicht ganz unkompliziert. Wenn Sie sie nutzen möchten, müssen Sie zunächst den nachstehenden öffentlichen Schlüssel herunterladen:
Öffentlicher Mailschlüssel des Kreises Olpe
Der zugehörige Fingerabdruck lautet:
Bitte beachten Sie auch die Bedienungsanleitung hierzu:
Bedienungsanleitung “Verschlüsselte Mailkommunikation“
Sie benötigen außerdem ein Schlüsselverwaltungstool (z.B. Enigmail oder Gpg4Win), das Sie kostenlos im Internet herunterladen können, z.B. über https://www.gpg4win.de/.