Datenschutzerklärung

1. Für den allgemeinen Internetauftritt

Allgemeine Informationen

Der Kreis Olpe bietet im Rahmen seines Internet-Angebotes verschiedene Informationen an und erbringt somit Leistungen im Sinne des Telemediengesetzes (TMG). Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick darüber geben, wie der Kreis Olpe den Schutz Ihrer Daten gewährleistet, welche Art von Daten zu welchem Zweck erhoben und wie sie verwendet werden.

Verantwortlich für den Internetauftritt ist der

Sollten darüber hinaus Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit unserem Internetauftritt auftreten, so können Sie sich an unseren behördlichen Datenschutzbeauftragten wenden:

Datenerhebung und Protokollierung

Wenn Sie unsere Webseiten aufrufen, werden automatisch folgende Daten über Ihren Internetbrowser an den Webserver des kommunalen Rechenzentrums Südwestfalen-IT (SIT), Sonnenblumenallee 3, 58675 Hemer, übermittelt und aufgezeichnet:

• Datum und Uhrzeit der Anforderung
• Name der angeforderten Datei
• Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
• Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.)
• verwendeter Webbrowser und verwendetes Betriebssystem
• vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners
• übertragene Datenmenge

Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf den Webserver der SIT, werden diese Daten dort für 90 Tage (ohne Anonymisierung) gespeichert. Ein Zugriff ist nur einem begrenzten Personenkreis (Administratoren) zugänglich. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist anhand dieser Daten nicht möglich. In anonymisierter Form werden die Daten daneben zu statistischen Zwecken verarbeitet; ein Abgleich mit anderen Datenbeständen findet nicht statt.

Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Die beim Zugriff auf das Internetangebot protokollierten Daten werden nur dann an Dritte übermittelt, wenn der Kreis Olpe oder die SIT gesetzlich oder durch Gerichtsentscheidung dazu verpflichtet sind oder dies im Falle von Angriffen auf die Internetinfrastruktur zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe an Dritte, zu kommerziellen oder nichtkommerziellen Zwecken, findet darüber hinaus nicht statt.

Einsatz von Cookies für Webtracking (Reichweitenmessung)

Wir setzen zur statistischen Auswertung unserer Website die Software Matomo, auch bekannt unter dem alten Namen Piwik, ein. Der Dienst verwendet Cookie-Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie dienen der Auswertung von Besucherzugriffen auf die einzelnen Seiten der Homepage. Dabei erfolgt eine Speicherung der durch die Cookies erzeugten Informationen auf unserem Server im Rechenzentrum der SIT. Ihre IP-Adresse wird dabei unmittelbar nach der Verarbeitung der Informationen und noch vor der Speicherung der erzeugten Cookie-Daten anonymisiert.

Cookies können auf Ihrem Rechner keinen Schaden verursachen. Eine Sicherheitsgefährdung im Sinne von Viren oder Ausspähen Ihres Rechners geht von ihnen nicht aus. Den Umgang mit Cookies regeln Sie selbst. Zur Zulassung, Ablehnung, Einsicht und Löschung nutzen Sie bitte die Hilfefunktion Ihres Browsers. Falls sie Cookies nicht zulassen, könnte es allerdings sein, dass Sie nicht sämtliche Funktionen dieser Website in vollem Umfang nutzen können.

Webanalyse mit Matomo

Verarbeitungszweck

1. Unsere Website nutzt den Webanalysedienst Matomo. Matomo (www.matomo.org) verwendet Cookies. Die durch ein Cookie erzeugten Informationen über Ihr Nutzerverhalten auf unseren Webseiten ermöglichen unsererseits eine Analyse der Benutzung der Website. Zu diesem Zweck werden die durch den Cookie erzeugten Nutzungsinformationen (einschließlich Ihrer gekürzten IP-Adresse) an unseren Server übertragen und zu Nutzungsanalysezwecken gespeichert. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über ihre Benutzung dieser Website werden nicht an Dritte weitergegeben.
2. Rechtsgrundlage
   Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs.1 f) DSGVO.
3. Berechtigtes Interesse
   Unser berechtigtes Interesse ist die statistische Analyse des Nutzerverhaltens zu Optimierungs- und Marketingzwecken unserer Webseiten. Ihre IP-Adresse wird bei diesem Vorgang anonymisiert, so dass Sie als Nutzer für uns anonym bleiben. Dadurch wird Ihrem Recht auf Datenschutz Rechnung getragen.
4. WIDERSPRUCHSRECHT
   Sie können die Verwendung von Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browsersoftware generell verhindern, es besteht jedoch die Möglichkeit, dass Sie in diesem Fall nicht alle Funktionen dieser Website nutzen können. Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung der Daten Ihres Besuches nicht einverstanden sind, können Sie der Speicherung und Nutzung per Mausklick widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein Opt-Out-Cookie abgelegt und Matomo erhebt keinerlei Sitzungsdaten.
   Achtung:
   Wenn Sie Ihre Cookies löschen so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und beim nächsten Besuch dieser Website erneut von Ihnen aktiviert werden muss.
   Widerspruch ausüben

Fotos

Die Fotos stammen überwiegend aus dem eigenen Bildarchiv. 

Aktualisierung und Haftung

Die Kreisverwaltung Olpe ist bemüht, für die Richtigkeit und Aktualität aller auf ihrer Website enthaltenen Informationen und Daten zu sorgen. Eine Haftung oder Garantie für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der zur Verfügung gestellten Informationen und Daten ist jedoch ausgeschlossen. In keinem Fall wird für Schäden, die sich aus der Verwendung der abgerufenen Informationen ergeben, eine Haftung übernommen. Die Kreisverwaltung Olpe behält sich vor, ohne Ankündigung Änderungen oder Ergänzungen der bereitgestellten Informationen oder Daten vorzunehmen.

Urheberrecht

Das Layout der Homepage, die verwendeten Fotos und Grafiken sowie die Sammlung der Beiträge sind urheberrechtlich geschützt. Die Seiten dürfen nur zum privaten Gebrauch vervielfältigt, Änderungen nicht vorgenommen und Vervielfältigungsstücke weder verbreitet noch zu öffentlichen Wiedergaben benutzt werden. Die Vervielfältigung von Informationen oder Daten, insbesondere die Verwendung von Texten, Textteilen oder Bildmaterial bedarf der vorherigen Zustimmung der Kreisverwaltung Olpe.

Barrierefreiheit

Diese Internetseite ist weitestgehend barrierefrei gestaltet. Umgesetzt wurden die Regeln der barrierefreien Informationstechnik der "Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung (BITV)". Eine Barrierefreiheit lässt sich jedoch nicht in allen Bereichen vollständig umsetzen. Wir sind bemüht, entsprechend den technischen Möglichkeiten, die Barrierefreiheit laufend zu verbessern.

Widerspruch/Widerruf der Einwilligung

Sie können der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen bzw. Ihre bereits erteilte Einwilligung widerrufen.

Auskunft, Löschung, Sperrung

Sie können jederzeit Ihre Rechte im Sinne der Art. 15 - 18 DS-GVO gegenüber dem Kreis Olpe geltend machen und Auskunft über die von Ihnen gespeicherten Daten, deren Berichtigung, Sperrung oder Löschung verlangen. Der behördliche Datenschutzbeauftragte (datenschutzbeauftragter@kreis-olpe.de) wird Sie gerne bei Ihrem Anliegen unterstützen.

2. Ergänzend für den Einsatz von Online-Anwendungen/Portalen und Formularservices

Freiwillige Angabe von Daten

Neben den oben genannten Daten werden personenbezogene Daten nur dann erhoben und gespeichert, wenn Sie uns ausdrücklich und wissentlich solche Informationen für bestimmte Zwecke, Dienste und Funktionen zur Verfügung stellen. Dies betrifft bei Anfragen via E-Mail oder der Nutzung eines Kontaktformulars folgende Daten:

• Vor- und Nachname
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Text

Bei der elektronischen Antragstellung mittels Online-Formular wird der Antrag zusammen mit Ihren persönlichen Daten über eine gesicherte Verbindung verschlüsselt übermittelt (SSL - zu erkennen an dem 'https' vor der aufgerufenen Internetadresse). Dabei unterliegen Ihre Daten behördenintern dem Datenschutz und sind zweckgebunden. Sie werden gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Erledigung der angefragten oder beantragten Aufgabe benötigt werden. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte.

E-Mail-Nutzung und Speicherung

Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass an den Kreis Olpe gesandte E-Mails im Rahmen der Risikominderung automatisiert auf Schadware und unerwünschte Werbung untersucht werden, bevor eine Zustellung an bzw. Benachrichtigung des E-Mail-Empfängers erfolgt. Anhänge werden ebenfalls untersucht und können situationsbedingt abgewiesen werden. Eine entsprechende Liste wird bei Bedarf angepasst. Ferner können empfangene E-Mails seitens des Empfängers erforderlichenfalls weitergeleitet, gespeichert, archiviert oder anderweitig als Teil der Geschäftsprozesse verarbeitet werden.

Die beim E-Mail-Transport auf den Servern der SIT anfallenden Verkehrsdaten werden in rollierende Log-Dateien geschrieben und unterliegen somit einer automatischen Löschung nach 90 Tagen. Ein Zugriff ist nur einem begrenzten Personenkreis (Administratoren) zugänglich.

Links zu Webseiten anderer Anbieter

Unser Online-Angebot enthält Links zu Webseiten anderer Anbieter, auf die sich diese Datenschutzerklärung nicht erstreckt. Wir weisen darauf hin, dass die Betreiber dieser fremden Internetseiten die Daten von Besucherinnen bzw. Besuchern erheben, auswerten und weiterverarbeiten können. Wir haben in der Regel keinen Einfluss auf den Inhalt und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen durch diese Anbieter und bitten Sie daher, sich beim Besuch dieser Internetseiten über die dort geltenden Richtlinien zu informieren.

Google Maps

Diese Webseite verwendet das Produkt Google Maps von Google Inc. Durch Nutzung dieser Webseite erklären Sie sich mit der Erfassung, Bearbeitung sowie Nutzung der automatisiert erhobenen Daten durch Google Inc, deren Vertreter sowie Dritter einverstanden. Die Nutzungsbedingungen von Google Maps finden sie unter "Nutzungsbedingungen von Google Maps".

3. Datenschutzhinweise zur Nutzung unserer KI-Agenten / Avatare

Zur Verbesserung unserer Servicequalität und Nutzererfahrung setzen wir interaktive KI-Agenten/Avatare auf unserer Internetseite ein. Diese Sprachdialog- und Textsysteme beantworten Ihre Anfragen und unterstützen bei Self-Service-Prozessen.

Die Nutzung ist freiwillig. 

Verantwortliche Stelle 

Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:  Kreis Olpe, Westfälische Straße 75, 57462 Olpe, Telefon 02761 81-0, E-Mail: info@kreis-olpe.de.  

Welche Daten verarbeiten wir und zu welchem Zweck? 

Damit der KI-Agent Ihr Anliegen verstehen und bearbeiten kann, werden Ihre Angaben verarbeitet. 

• Verbindungsdaten: Datum und Uhrzeit der Nutzung, die verwendete Geräte- oder System-ID, Dauer der Interaktion sowie notwendige Systemprotokolle (Logdaten). 
• Transkriptionsdaten: Der reine Textinhalt Ihrer Eingaben zur Verarbeitung und zur Systemoptimierung. 
• Vorgangsbezogene Angaben: Da unsere KI-Agenten ausschließlich Informationen aus der internen Wissensdatenbank („Knowledge Base“) der Kreisstadt Olpe abrufen und keine Vorgänge (z. B. Terminbuchungen oder Ticket-Erstellungen) auslösen, werden keine vorgangsbezogenen personenbezogenen Daten (wie Name, E-Mail-Adresse oder Anschrift) erfasst. 
• Keine Audioaufzeichnung: Es findet keine Audioaufzeichnung Ihrer gesprochenen Sprache statt, lediglich das Transkript wird zur Verarbeitung genutzt. 
• Keine Profilbildung: Eine Profilbildung oder die Erstellung eines Nutzungsprofils findet nicht statt. 

Zweck: Die Verarbeitung dient der Ermöglichung der Interaktion, der Beantwortung Ihrer Anfragen auf Basis KI-generierter Antworten, der technischen Sicherstellung des Dienstes sowie der Qualitätskontrolle und Systemoptimierung. 

Rechtsgrundlagen 

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Vertragserfüllung oder zur Wahrnehmung unserer Aufgaben im öffentlichen Interesse (sofern im Auftrag unserer Büger:innen eingesetzt) bzw. aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Sicherstellung des Betriebs und der Verbesserung des Dienstes, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und/oder f DSGVO. 

Wie lange speichern wir Ihre Daten? 

• System-Logdaten (Verbindungsdaten): (einschließlich Ihrer Rufnummer und IP-Adresse) werden maximal 3 Monate zur IT-Sicherheit und Störungsanalyse vorgehalten. 
• Transkriptionsdaten (Chat-Inhalte): Transkriptionsdaten, die nicht Teil eines Vorgangs sind, werden nach Entfernung aller direkten Identifikatoren (Pseudonymisierung) zur Qualitätskontrolle und Systemoptimierung maximal 12 Monate gespeichert. Eine frühere Löschung erfolgt gemäß der Weisung des jeweiligen Verantwortlichen (unserer Bürgerinnen und Bürger). 

Wer erhält Ihre Daten? 

• Interne Stellen: Innerhalb unserer Verwaltung erhalten ausschließlich die zuständigen Fachbereiche Zugriff auf Ihre Daten, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist. 
• Externe Empfänger: Für den technischen Betrieb und die Verarbeitung im Auftrag des Kreises Olpe setzt diese den Dienstleister Humanizing Technologies GmbH, In der Trift 1, 57462 Olpe sowie sorgfältig ausgewählte Unterauftragsverarbeiter (z. B. Hosting-Anbieter) ein. Diese sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet, Ihre Daten ausschließlich auf Weisung des Kreises Olpe zu verarbeiten. 
• Auftragsverarbeiter: Für Betrieb, Sprachverarbeitung, Hosting und Telefonie setzen wir weisungsgebundene IT-Dienstleister ein. Diese Dienstleister sind vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO gebunden und handeln streng weisungsgebunden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU/des EWR; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. 

Ihre Rechte 

• Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit (soweit anwendbar) sowie das Recht, Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO einzulegen. Außerdem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (www.ldi.nrw.de). Weitere Hinweise finden Sie in unserer ausführlichen Datenschutzerklärung. 

Automatisierte Entscheidungen 

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung oder ähnlicher erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. 

4. Soziale Medien (Social Media)

Der Kreis Olpe betreibt Profile in den sozialen Netzwerken Facebook und Instagram. Außerdem sind auf der Webseite des Kreises Olpe Links zu den genannten sozialen Netzwerken eingebaut.

Die Nutzung der sozialen Netzwerke ist nicht erforderlich, um mit dem Kreis Olpe in Kontakt zu treten oder Informationen vom Kreis Olpe zu erhalten. Sämtliche Informationen können in gleicher oder ähnlicher Form auch auf der Webseite www.kreis-olpe.de abgerufen werden.

Wenn Sie die Links zu den sozialen Netzwerken anklicken oder direkt unsere Profile besuchen, können die sozialen Netzwerke Daten sammeln, beispielsweise

• technische Daten, wie z.B. Ihre IP-Adresse und Angaben über den von Ihnen genutzten Browser
• Daten, die Sie angeben, wenn Sie z.B. auf einen "Like"-Button klicken oder einen Kommentar hinterlassen.

Die sozialen Netzwerke sammeln und speichern Ihre Daten, um ihre Dienste zu verbessern, personalisierte Werbung zu zeigen oder Ihr Nutzungsverhalten zu analysieren. Dies geschieht auch dann, wenn Sie selbst kein Profil bzw. keinen eigenen Account in dem jeweiligen sozialen Netzwerk angelegt haben.

Wenn Sie vermeiden möchten, dass diese sozialen Netzwerke Daten über Sie sammeln, sollten Sie sich bei diesen Netzwerken abmelden. In den Einstellungen Ihres Browsers oder der jeweiligen App können Sie die Nutzung von Cookies und das Tracking einschränken.

Es gelten für alle Anwendungen stets die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Dienstes. Informieren Sie sich hierüber bitte, bevor Sie die Angebote des Kreises Olpe in den sozialen Netzwerken nutzen.

Der Kreis Olpe hat keinen Einfluss darauf, welche Daten die sozialen Netzwerke sammeln, wie die Daten dort gespeichert und weiter verarbeitet werden.

Weitere Informationen dazu finden Sie in den Datenschutzrichtlinien der jeweiligen Netzwerke.

Diese finden Sie unter folgenden Links:

Facebook: https://www.facebook.com/privacy/policy 

Instagram: https://www.instagram.com/legal/privacy 

Das Kreis Olpe als Betreiber der Social-Media-Profile erhebt und verarbeitet darüber hinaus keine Daten aus Ihrer Nutzung dieser Social-Media-Angebote.

Die Auftritte des Kreises Olpe in den sozialen Netzwerken sollen eine möglichst umfassende Präsenz im Internet gewährleisten. Hierbei handelt es sich um ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.