Fachdienst Pädagogische Jugendhilfen, Soziale Dienste

Bezeichnung der Datenverarbeitung

Papierakten und elektronische Aktenführung (SoPart) im Produkt Sozialpädagogische Hilfen

Verantwortlicher

Zuständiger Fachdienst

Fachdienst Pädagogische Jugendhilfen, Soziale Dienste

Datenschutzbeauftragte/r

Zwecke der Datenverarbeitung

Erhebung und Verwendung von Sozialdaten als Träger der öffentlichen Jugendhilfe zur Erfüllung der Aufgaben insbesondere des Bezirkssozialdienstes (Förderung der Erziehung in der Familie, Hilfen zur Erziehung, Eingliederungshilfe für seelische behinderte Kinder und Jugendliche, Hilfen für junge Volljährige, Andere Aufgaben der Jugendhilfe), der Heimerziehung, der Adoptionsvermittlungsstelle, der Wirtschaftlichen Jugendhilfe, der Jugendgerichtshilfe, der Amtspflegschaften/ Amtsvormundschaften inkl. gesetzlich vorgegebener statistischer Datenübermittlung insbesondere an den Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT-NRW) und die Bundesarbeitsgemeinschaft für Rehabilitation (BAR)

Wesentliche Rechtsgrundlage/n

§§ 67 bis 85a SGB X, §§ 61 bis 68, §§ 98 bis 103 SGB VIII, § 3 Abs. 1 DSG NRW, DS-GVO

Empfänger/Kategorien von Empfängern der Daten

Anlassbezogen teilweise Kreiskasse, Leistungserbringer, Familiengerichte, Verwaltungsgerichte 

Dauer der Speicherung

Leitlinien der KGSt

Verpflichtung der betroffenen Person zur Bereitstellung der Daten, Folgen bei Nichtbereitstellung

• Gemäß § 60-67 SGB I (Mitwirkungspflichten): Wird den Mitwirkungspflichten nicht nachgekommen, kann der Leistungsträger bis zur Nachholung der Mitwirkung die Leistung ganz oder teilweise versagen oder entziehen.
• § 97a SGB VIII (Pflicht zur Auskunft über die Einkommensverhältnisse für die Berechnung und den Erlass von Kostenbeiträgen bei teilstationären und stationären Leistungen): Bei Nichtbereitstellung der Daten kann nach Ablauf einer gesetzten Frist die Einholung der erforderlichen Auskünfte beim Arbeitgeber erfolgen.

Datenquelle/n

Betroffene Personen:

• Leistungsberechtigte nach SGB VIII (junge Menschen, Mütter, Väter und Personensorgeberechtigte von Kindern und Jugendlichen) und deren Angehörige
• Umgangsberechtigte nach SGB VIII
• Kinder und Jugendliche
• Sonstige natürliche Personen (zum Beispiel Pflegepersonen, Adoptionspersonen und deren Angehörige)

Kategorien der personenbezogenen Daten

• Stammdaten: Alle relevanten Personenangaben wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, Geschlecht, Kontaktdaten (Telefon, Mail)
• Leistungserfassung: Alle relevanten Angaben zur Notwendigkeit, Geeignetheit, Planung, Einleitung, Bewilligung und Durchführung der gewährten Leistung beziehungsweise gesetzlichen Aufgabenwahrnehmung für die betroffene Person
• Beziehungen: Alle relevanten familiären Angaben zu den Angehörigen
• Leistungsabrechnung: Alle Auszahlungen von bewilligten und abgerechneten Leistungen für die betroffene Person
• Kostenheranziehung bei vollstationären Hilfen: Einkommensverhältnisse der Eltern, Kinder und jungen Volljährigen; Vermögensverhältnisse bei jungen Volljährigen

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9):

• teilweise Zugehörigkeit zu einer Kirche (zum Beispiel zwecks Auswahl von konfessionellen Heimen, für Wahrnehmung der Vormundschaft)
• teilweise Zugehörigkeit zur ethnischen Herkunft (zum Beispiel für Dolmetschereinsatz, zwecks Auswahl von Heimen, für Wahrnehmung der Vormundschaft)
• teilweise zur Gesundheit (zum Beispiel bei Anträgen auf Eingliederungshilfe)

Rechte der betroffenen Person

Betroffene Personen haben folgende Rechte, wenn die gesetzlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung
• Recht auf Widerspruch
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Zuständige Aufsichtsbehörde

Stand: 25.03.2021

Bezeichnung der Datenverarbeitung

Papierakten und elektronische Aktenführung (TauOffice) in den Produkten Sozialpsychiatrische Hilfen, Betreuungsrechtliche Hilfen, Hilfen zur Überwindung besonderer sozialer Schwierigkeiten

Verantwortlicher

Zuständiger Fachdienst

Fachdienst Pädagogische Jugendhilfen, Soziale Dienste

Datenschutzbeauftragte/r

Zwecke der Datenverarbeitung

Erhebung und Verwendung von Sozialdaten als Träger des öffentlichen Gesundheitsdienstes insbesondere für die Aufgaben des Sozialpsychiatrischen Dienstes, der Betreuungsstelle, der Hilfen zur Überwindung besonderer sozialer Schwierigkeiten, der beauftragten Stelle des LWL inklusive gesetzlich vorgegebener statistischer Datenübermittlung insbesondere an das Landesinstitut für Gesundheit und Arbeit NRW (LIGA)

Wesentliche Rechtsgrundlage/n

§§ 67 bis 85a SGB X, §§ 10-14 PsychKG NRW, Gesundheitsdatenschutzgesetz (GDSG), § 7 BtBG, § 1897 BGB, § 10 VBVG, § 3 Abs. 1 DSG NRW, DS-GVO

Empfänger/Kategorien von Empfängern der Daten

Anlassbezogen teilweise Krankenversicherungen, Rentenversicherungsträger, Landschaftsverband Westfalen Lippe, Ordnungsämter, Leistungserbringer, Amtsärzte, Ärzte 

Dauer der Speicherung

Leitlinien der KGSt

Verpflichtung der betroffenen Person zur Bereitstellung der Daten, Folgen bei Nichtbereitstellung

Gemäß § 60-67 SGB I (Mitwirkungspflichten): Wird den Mitwirkungspflichten nicht nachgekommen, kann der Leistungsträger bis zur Nachholung der Mitwirkung die Leistung ganz oder teilweise versagen oder entziehen.

Datenquelle/n

• Betroffene volljährige Personen mit einer psychischen Erkrankung/Störung, geistiger Behinderung oder einer Suchterkrankung/Suchtstörung
• Ehrenamtliche Betreuer und Berufsbetreuer (einschl. Vereinsbetreuer)
• Bevollmächtigte
• Sonstige natürliche Personen (zum Beispiel Angehörige, Vertrauenspersonen, Haus- beziehungsweise Fachärzte, gesetzliche Betreuer)
• Behörden und freie Träger (zum Beispiel Polizei, Ordnungsamt, Leistungserbringer)

Kategorien der personenbezogenen Daten

• Stammdaten: Alle relevanten Personenangaben wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, Geschlecht, Kontaktdaten (Telefon, Mail)
• Leistungserfassung: Alle relevanten Angaben zur Notwendigkeit, Geeignetheit, Planung, Einleitung, Bewilligung und Durchführung der gewährten Leistung bzw. gesetzlichen Aufgabenwahrnehmung für die betroffene Person
• Beziehungen: Alle relevanten familiären Angaben zu den Angehörigen

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9):

• teilweise Zugehörigkeit zu einer Kirche (zum Beispiel zwecks Auswahl von konfessionellen Trägern)
• teilweise Zugehörigkeit zur ethnischen Herkunft (zum Beispiel für Dolmetschereinsatz, zwecks Auswahl von Einrichtungen)
• teilweise zur Gesundheit (zum Beispiel bei Anträgen auf Rehabilitation)

Rechte der betroffenen Person

Betroffene Personen haben folgende Rechte, wenn die gesetzlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung
• Recht auf Widerspruch
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Zuständige Aufsichtsbehörde

Stand: 25.03.2021

Bezeichnung der Datenverarbeitung

Virtueller Trialog – im Rahmen der Sozialpsychiatrischen Hilfen

Verantwortlicher

Zuständiger Fachdienst

Fachdienst Pädagogische Jugendhilfen, Soziale Dienste

Datenschutzbeauftragte/r

Zwecke der Datenverarbeitung

Durchführung der Gesprächsrunde „Virtueller Trialog“ als Videokonferenz im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung des Sozialpsychiatrischen Dienstes als Träger des öffentlichen Gesundheitsdienstes

Wesentliche Rechtsgrundlage/n

§§ 67 bis 85a SGB X, §§ 10-14 PsychKG NRW, Gesundheitsdatenschutzgesetz (GDSG), § 10 VBVG, § 3 Abs. 1 DSG NRW, DS-GVO

Empfänger/Kategorien von Empfängern der Daten

Gesprächsteilnehmer am Virtuellen Dialog

Dauer der Speicherung

Dauer der Videokonferenz

Verpflichtung der betroffenen Person zur Bereitstellung der Daten, Folgen bei Nichtbereitstellung

Keine Verpflichtung, freiwillige Teilnahme

Datenquelle/n

Gesprächsteilnehmer am Virtuellen Dialog:

• Betroffene volljährige Personen mit einer psychischen Erkrankung/Störung
• Ehrenamtliche Betreuer und Berufsbetreuer (einschließlich Vereinsbetreuer)
• Sonstige natürliche Personen (wie zum Beispiel Angehörige, Vertrauenspersonen)
• Fachkräfte wie zum Beispiel Ärzte, Sozialarbeiter und Sozialarbeiterinnen, Psychologen und Psychologinnen, Therapeuten und Therapeutinnen

Kategorien der personenbezogenen Daten

Die Videokonferenz wird nicht aufgezeichnet. Das Aufzeichnen ist allen Beteiligten untersagt.

Folgende Daten werden bei der Teilnahme an der Videokonferenz verarbeitet:

• Seitenzugriffe werden mit Datum/Uhrzeit, IP-Adresse und Browserkennung in den Log-Dateien gespeichert.
• Für die Dauer der Videokonferenz wird eine Teilnehmer-ID erzeugt, durch die jeder Teilnehmer für das System und für die anderen Teilnehmenden identifiziert werden kann.
• Sofern eine Kamera eingeschaltet ist, wird alles, was sich im Sichtfeld der verwendeten Kamera befindet, an alle Teilnehmer der Videokonferenz übertragen, jedoch nicht auf dem Server gespeichert.
• Wenn ein Mikrofon eingeschaltet ist, werden alle Geräusche (Sprache und Hintergrundgeräusche), die das Mikrofon erfasst, an alle Teilnehmer übertragen, jedoch nicht auf dem Server gespeichert.
• Alle Texte, die in einen Chat eingegeben werden, werden an die jeweiligen Empfänger übertragen und nicht auf dem Server gespeichert.
• Nach Beendigung der Videokonferenz werden alle vorgenannten Daten außer den verpflichtend zu speichernden Log-Dateien gelöscht.

Rechte der betroffenen Person

Betroffene Personen haben folgende Rechte, wenn die gesetzlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung
• Recht auf Widerspruch
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Zuständige Aufsichtsbehörde

Stand: 21.04.2021